Case Study: Effiziente Patientenkommunikation bei Physioconcept Göppingen
Kunde: Physioconcept Göppingen
Branche: Physiotherapie
Herausforderung: Patientenanfragen effizient priorisieren und bearbeiten
Physioconcept Göppingen sah sich täglich einer Flut von Patientenanfragen ausgesetztBesonders Notfalltermine erforderten eine schnelle Reaktionszeit, doch die traditionelle Bearbeitung durch die Rezeption führte häufig zu Verzögerungen von bis zu 8 Stunden. Gleichzeitig musste Marc nach Feierabend im Durchschnitt eine Stunde investieren, um sicherzustellen, dass dringende Anfragen korrekt bearbeitet wurden. Dieses Vorgehen war nicht nur zeitintensiv, sondern beeinträchtigte auch die Zufriedenheit der Patienten, die oft zu lange auf Antworten warten mussten.
Lösung: KI-basierter Chatbot und Automatisierungs-Workflow
Wir haben eine maßgeschneiderte Lösung für Physioconcept Göppingen entwickelt, welche auf den folgenden Komponenten basiert:
- Chatbot-Implementierung: Ein auf der Website integrierter Chatbot nimmt Patientenanfragen entgegen und sortiert sie automatisch nach Dringlichkeit.
- Automatisierte Workflows:
– Mit Hilfe von Make.com werden die Anfragen direkt an die Rezeption weitergeleitet.
– Besonders dringende Anfragen erhalten eine gesonderte Markierung, um eine schnelle Bearbeitung zu gewährleisten.
– Alle Anfragen werden außerdem in ein Google Sheet eingetragen, auf das Marc Zugriff hat.
- Nachgelagerte Prozessoptimierung: Sobald eine Anfrage von der Rezeption bearbeitet wurde, wird dies im Sheet als „erledigt“ markiert. Dadurch entfällt für Marc der Aufwand, jede E-Mail selbst zu überprüfen.
Ergebnisse: Mehr Effizienz, bessere Patientenbetreuung
Nach der Implementierung der Lösung profitiert Physioconcept Göppingen von einer deutlichen Optimierung ihrer Arbeitsprozesse und Kundenzufriedenheit:
- Zeitersparnis für den Geschäftsführer: Die tägliche Nachbearbeitung wurde von 60 Minuten auf unter 10 Minuten reduziert – eine Einsparung von über 83%.
- Schnellere Reaktionszeit: Notfall Anfragen werden nun innerhalb von weniger als einer Stunde bearbeitet – im Vergleich zu bis zu 8 Stunden vorher.
- Höhere Patientenzufriedenheit: Die schnelleren Bearbeitungszeiten und der strukturierte Prozess führen zu einer spürbaren Verbesserung der Patientenbindung und -zufriedenheit.
Fazit: Zukunftssichere Patientenkommunikation
Mit der Einführung eines KI-gestützten Chatbots und einer Automatisierungs-Pipeline hat Physioconcept Göppingen nicht nur ihre internen Abläufe revolutioniert, sondern auch ihre Patientenkommunikation auf ein neues Level gehoben. Die Geschäftsführer können sich nun auf strategische Aufgaben konzentrieren, während die Patienten schneller und effizienter betreut werden.
Kundenstimme
„Seit wir den Chatbot und die Automatisierung im Einsatz haben, hat sich unser Arbeitsalltag drastisch verbessert. Ich kann endlich den Feierabend genießen, ohne mich durch Berge von E-Mails wühlen zu müssen. Unsere Patienten sind begeistert von der schnellen Bearbeitung ihrer Anliegen.“ – Marc Schneiker, Inhaber Physioconcept Göppingen
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