Warum Handarbeit nicht mehr nötig ist

Rechnungen manuell zu verwalten? Das kostet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit für Fehler. Mit meiner neuesten Automation wird dieser Prozess vollständig automatisiert – vom Erfassen der Daten bis hin zur Erinnerung an das Zahlungsziel.

Die Herausforderung

Die manuelle Extraktion von Rechnungen aus E-Mails, das Eintragen von Daten in Tabellen und das Verfolgen von Deadlines sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch anfällig für Fehler. Doch dieser Prozess lässt sich perfekt automatisieren!

Die Lösung: Eine Make.com Automation

So funktioniert die Automation Schritt für Schritt:

1. E-Mails überwachen: Ein „Watch Emails“-Modul überprüft eingehende E-Mails auf Anhänge mit Rechnungen im PDF-Format.
2. PDF speichern: Sobald eine Rechnung erkannt wird, wird sie automatisch in einem Google Drive-Ordner abgelegt.
3. PDF zu Text konvertieren: Die PDF wird in lesbaren Text umgewandelt, und die relevanten Informationen wie Lieferant, Positionen, Zahlungsziel, Zahlungskonditionen und Summe werden extrahiert.
4. Daten ins Google Sheet eintragen: Alle wichtigen Informationen der Rechnung werden in einer strukturierten Übersicht in ein Google Sheet eingetragen.
5. Kalendereintrag erstellen: Am Tag des Zahlungsziels wird automatisch ein Kalendereintrag in Google Calendar erstellt. Dieser enthält alle relevanten Informationen zur Rechnung und die Rechnung im Original als .pdf angehängt.

Schau dir die Automation in Action an!

Ich habe ein Video angehängt, in dem du siehst, wie die Automation die Rechnung verarbeitet, die Daten extrahiert, ins Google Sheet einträgt und einen Kalendereintrag erstellt – vollautomatisch!

Warum ist diese Automation ein Gamechanger?

• Zeitersparnis: Keine manuellen Dateneinträge oder Deadlines mehr verfolgen – alles läuft im Hintergrund.
• Fehlerfreiheit: Automatische Datenextraktion minimiert das Risiko von Übertragungsfehlern.
• Effizienz: Alles ist perfekt organisiert – von der Rechnung bis zum Zahlungstermin.