KI-gestützte Excel-Prototypen: So funktioniert’s
Stell dir vor, du könntest die Zeit, die du mit dem manuellen Extrahieren von Daten aus Dokumenten verbringst, erheblich reduzieren. Mit der Hilfe von KI-Tools wie ChatGPT ist das nicht nur möglich, sondern auch einfach! Statt händisch Daten aus umfangreichen PDFs zu kopieren, kannst du jetzt automatisierte Excel-Tabellen erstellen – perfekt formatiert und mit allen nötigen Kategorien, Berechnungen und Validierungen.
Der Prozess – Schritt für Schritt
1. Das Problem: Wartungspläne für Maschinen & Geräte
Unternehmen mit Maschinen und Anlagen stehen oft vor der Herausforderung, regelmäßige Wartungen durchzuführen. Häufig gibt es umfangreiche PDF-Dokumente mit Wartungsvorgaben für jede einzelne Maschine, aber keine klare Übersicht in Excel. Früher bedeutete dies:
- Manuelles Durchblättern des Dokuments,
- Kopieren von Einträgen und
- Erstellen von Tabellen.
Jetzt ist alles anders: Die KI scannt das Dokument und erstellt automatisch eine Wartungsübersicht!
2. Der Prompt: KI baut die Excel-Struktur für dich
Mit einem einfachen Prompt kannst du der KI sagen, was du benötigst:
Prompt: “Lies dieses Wartungsdokument und erstelle eine Excel-Tabelle mit den folgenden Kategorien: Maschinentyp, Wartungsintervall, benötigte Ersatzteile, Verantwortlicher, nächster geplanter Termin.”
Die KI generiert eine perfekt formatierte Tabelle mit:
- ✅ Maschinentyp (z.B. CNC-Fräse, Industrieroboter, Förderband)
- ✅ Wartungsintervalle (monatlich, vierteljährlich, jährlich)
- ✅ Automatische Berechnung der nächsten Wartungstermine
- ✅ Warnhinweisen für bald fällige Wartungen
3. Rapid Prototyping: Excel weiter verbessern mit KI
Das Beste daran: Du kannst das Sheet in Sekunden anpassen!
- 💬 “Füge eine Spalte für den aktuellen Maschinenstatus hinzu.” ➔ 🔄 Die KI ergänzt eine Spalte mit Dropdown-Auswahl (Aktiv, In Wartung, Defekt).
- 💬 “Erstelle eine automatisierte Farbcodierung für überfällige Wartungen.” ➔ 🔄 Die KI markiert überfällige Wartungen automatisch in ROT.
4. Intelligente Eingabevalidierung
Problem: Fehlende oder falsche Wartungseinträge können zu teuren Maschinenausfällen führen.
Lösung: Die KI fügt eine Validierung ein, die sicherstellt, dass kein Wartungstermin übersehen wird – überschreitet ein Termin das Fälligkeitsdatum, wird eine Warnmeldung ausgegeben.
Ergebnis
- 🔹 Vermeidung von teuren Maschinenausfällen
- 🔹 Automatisierte Planung für Wartungsintervalle
- 🔹 Schnellere, fehlerfreie Erfassung von Wartungsarbeiten
Fazit: KI macht Excel zur Automatisierungs-Maschine!
Anstatt Dokumente manuell in Excel zu übertragen, kannst du mit KI:
- ✅ Automatisierte Tabellen in Sekunden generieren
- ✅ Fehlerrisiken durch Validierung minimieren
- ✅ Dynamische, interaktive Excel-Sheets mit minimalem Aufwand erstellen
Möchtest du ein Beispiel sehen? Buche direkt eine kostenlose Erstberatung: Jetzt kostenlose Erstberatung buchen.
