Jeder, der schon einmal eine komplexe Excel-Tabelle aus einem langen Dokument erstellen musste, kennt die Herausforderungen:

• Langwieriges Durchforsten von PDFs
• Manuelles Übertragen von Daten
• Fehleranfällige Strukturierung & Validierung

Aber was, wenn du KI einfach die Arbeit für dich übernehmen lässt?

Mit ChatGPT kannst du Richtlinien, Dokumente & Berichte direkt in dynamische Excel-Templates umwandeln – ohne stundenlanges Copy-Pasting!

Praxisbeispiel: Lead-Tracking für ein Vertriebsteam

Nehmen wir an, du hast ein PDF mit Vertriebsrichtlinien und möchtest daraus ein intelligentes Excel-Sheet für dein Team generieren, um Leads und Verkaufschancen systematisch zu verfolgen.

Früher:

• Manuelles Durchlesen der Vertriebsrichtlinien
• Händisches Erstellen einer Struktur für Lead-Tracking
• Ständiges Nachbessern & Anpassen

Jetzt mit KI:

Dokument hochladen → KI erstellt automatisierte Tabellenstruktur!

Der Prozess – So funktioniert’s

Schritt 1: Dokument als Basis nutzen

Anstatt alle Lead-Qualifizierungsregeln aus dem Vertriebsdokument manuell zu extrahieren, lässt du die KI das für dich erledigen.

Prompt:
“Lies diese Vertriebsrichtlinie und erstelle ein Excel-Template für das Lead-Tracking mit den folgenden Spalten: Lead-Name, Kontaktstatus, Follow-Up-Datum, Wahrscheinlichkeit, Abschlussdatum, Verantwortlicher.”

Ergebnis:
Die KI erstellt eine intelligente Lead-Tracking-Tabelle, die alle relevanten Datenfelder aus dem Dokument enthält.

Schritt 2: Strukturierte Prototypen mit KI

Einer der größten Vorteile ist die Möglichkeit, in Sekunden verschiedene Tabellen-Versionen zu testen.

Beispiele:

• „Füge eine Spalte für Lead-Quelle hinzu.“ – KI ergänzt eine neue Spalte mit vordefinierten Auswahlmöglichkeiten.
• „Erstelle eine automatische Berechnung der Abschlusswahrscheinlichkeit.“ – KI integriert eine Formel.

Schritt 3: Automatische Dateneingabe & Validierung

Ein Lead-Tracking-Sheet ist nur so gut wie die Qualität der eingetragenen Daten.

Problem:
Oft werden Leads ohne vollständige Informationen erfasst, was zu unklaren Verkaufschancen führt.

KI-Lösung:
Automatische Eingabevalidierung:

• Pflichtfelder für Lead-Namen & Follow-Up-Datum
• Dropdown-Menüs für Kontaktstatus
• Automatische Farbcodierung für überfällige Follow-Ups

Fazit: Mit KI Excel-Sheets in Minuten statt Stunden bauen!

Mit der richtigen Prompt-Strategie kannst du:

• Lange Dokumente direkt in Excel-Templates umwandeln
• Dynamische Tabellen für dein Vertriebsteam erstellen
• Automatisierte Berechnungen & Validierungen integrieren
• Iterativ Prototypen anpassen & optimieren

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